Gegevens van leden veranderen vaak, dit is voor de vrijwillige administrateurs van de vereniging veel werk om bij te houden: adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, bankrekening nummer voor de automatische incasso, nieuwe interesses of functie in de vereniging kosten grote verenigingen en clubs veel tijd om bij te houden.

Onze oplossing: Bij My Member Software kunnen Leden zelf een aantal persoonlijke gegevens online aanpassen. Dat is wel zo makkelijk en bespaart de ledenadministratie tijd. Ook zijn er meerdere beheerniveaus te implementeren, die groepen leden kunnen administreren.

Uw leden betalen contributie. Voor het innen van dit lidmaatschapsgeld kunt u het beste gebruik maken van de aanwezige koppelingen naar Online boekhoudpakketten; goedkoop en eenvoudig int u zo de contributie en heeft u de hele administratie op worde.

Wij hebben 2 koppelingen gebouwd naar gebruikersvriendelijke en betaalbare boekhoudpakketten:

• e-Boekhouden.nl
• Conscribo

Op aanvraag bouwen we ook een koppeling naar uw online boekhoud systeem.

Leden die geen automatische incasso hebben kunnen betalen per factuur of acceptgiro. In het systeem zit de mogelijkheid om extra kosten per betaalvorm te rekenen.

In het programma Ledenadministratie Online staan veel mogelijkheden om gegevens te bewerken en om kengetallen en rapportages uit te draaien van uw ledenbestand. Ook is het mogelijk om uw ledenbestand te exporteren naar Excel, CSV bestand of OpenXML om van daaruit verder te werken.

De export is handig als u aan de standaard rapportages niet genoeg hebt. Het is een complete export van alle lidgegevens.

Een van de mogelijkheden in Joomla is een uitgebreide intranet functionaliteit. Een intranet is een website waarop artikelen worden afgeschermd die niet voor iedereen bestemd zijn, en alleen na inloggen beschikbaar komen. Voorbeelden van zulke artikelen zijn onder andere de verslagen van de Algemene Leden Vergadering (alleen voor de leden), de verslagen van de bestuursvergadering (alleen voor de bestuurders) en aanbiedingen die alleen aan leden worden gedaan.

Die informatie staat afgeschermd van de algemene website, met publiek toegankelijke informatie. Over het algemeen zijn er op een verenigingswebsite drie niveaus:

1. publiek toegankelijke informatie (vb: contact, algemene informatie, inschrijfformulier)
2. informatie die alleen voor de leden toegankelijk is (vb: Nieuwsbrieven, Jaarverslagen, Verslag ALV)
3. informatie die alleen voor de bestuurders toegankelijk is (vb: Agenda bestuursvergadering, Vergaderstukken, Besluitenlijst)

Leden en bestuur krijgen toegang tot de informatie na te zijn ingelogd met hun eigen account en wachtwoord, dezelfde als waarmee ze hun gegevens in de ledenadministratie kunnen wijzigen.

Eenmaal ingericht is het voor de webmaster alleen een kwestie van de juiste categorie kiezen voor het artikel, zoals "verslagen > intranet bestuur" en het artikel wordt alleen zichtbaar voor de bestuurders van de vereniging.

Joomla websites zijn dankzij de template voorziening eenvoudig te voorzien van een moderne uitstraling. Deze zijn responsive en dus goed zichtbaar op mobiel, tablet en pc/laptop. Joomla is tevens een Content management systeem zodat u eenvoudig de site beheert (artikelen aanmaken, bewerken, menu items aanmaken en bewerken en plaatjes toevoegen).

Wij maken zelf gebruik van YOOtheme templates, die een moderne strakke uitstraling hebben en makkelijk aan te passen zijn.

Met uw ledenportal (of klantenportal of cursistenportal) als basis, is tegen lage kosten een app te ontwikkelen voor smartphones zoals Apple en voor Android (Samsung, Xiaomi, Oneplus, Google Pixel).